Pernah lihat event yang secara marketing wah banget tapi ketika berjalan itu berantakan? Peserta bingung, panitianya panik, dan penonton nyorakin woooo seperti fans bola sedang menonton rivalnya? Percaya atau tidak, kebanyakan event gagal bukan karena kurang dana atau kekurangan peserta – tetapi karena kurang adanya persiapan yang matang.

Nah, kalau kamu lagi mau bikin event dan tidak mau ada drama-drama seperti ini – yuk simak 7 langkah yang perlu kamu tahu agar event berjalan lancar dari awal sampai hari H.

Tentuin Dulu Mau Bikin Event Seperti Apa?

Sebelum memulai, kamu harus tahu dulu – di event ini kamu mau ngapain? Apa kamu mau cari peserta sebanyak mungkin? Menaikkan brand awareness? Atau murni untuk hiburan komunitas?

Konsep yang jelas dari awal akan jadi kompas untuk semua keputusan berikutnya. Mulai dari venue, rundown, sampai sistem voting yang kamu pakai.

Jangan Skip Budgeting – Sepele Tapi Paling Penting!

Ini yang sering dilewatkan penyelenggara pemula – budgeting. Sudah membayangkan acara akan seperti ini itu, tapi tahu-tahu anggaran tidak sesuai. Tidak perlu sempurna, tapi setidaknya kamu bisa realistis untuk tahu berapa yang bisa dikeluarkan dan untuk apa saja. Venue, konsumsi, dekorasi, sistem voting, hingga advertise untuk eventnya. Kalau anggaran sudah clear dari awal, kamu bisa fokus eksekusi tanpa was-was kehabisan ditengah jalan. Ingat ya adik-adik, budgeting itu penting.

Pilih Venue yang Bikin Peserta Betah

Venue itu bukan hanya tentang suatu lokasi. Venue menentukan mood keseluruhan event kamu. Pastikan kapasitasnya sesuai dengan jumlah peserta dan penonton, akses yang terjangkau, dan fasilitasnya mendukung konsep event kamu. Kalau eventnya online atau hybrid, pastikan juga koneksi internet dan platform untuk live streaming sudah di test sebelum hari H. Kalau perlu lakuin itu H-7 sebelum event dimulai.

Rundown yang Jelas

Tanpa rundown yang jelas, sudah bisa dipastikan panitia akan kebingungan. Rundown itu nyawa dari sebuah event. Kamu bisa mulai dengan kapan registrasi dibuka, kapan acara inti dimulai, sampai kapan sesi voting berlangsung. Semakin detail, semakin kecil kemungkinan ada yang terlewat di hari H. Tapi ingat juga, kamu harus cek berkali-kali apakah sudah sesuai atau tidak.

Jangan Lupa Untuk Promosikan Event Kamu

Konsep sudah terbentuk, anggaran sudah jelas, venue sudah cakep, rundown aman, tapi tidak dipromosikan dengan baik? Itu sama saja sudah capek-capek bikin dessert yang enak tapi tidak ada yang diajakin buat makan.

Manfaatkan semua media sosial yang ada – contohnya seperti Instagram, TikTok, Whatsapp Group, kalau perlu kamu mengajak komunitas-komunitas yang relevan agar semakin kelihatan event yang kamu buat. Ingat! Semakin banyak yang tahu, maka semakin ramai eventnya. Satu hal kecil untuk mendapatkan hal yang besar.

Siapkan Sistem Voting yang Aman dan Terpercaya

Event kamu ada sistem voting? Ini tidak boleh disepelekan loh! Sistem voting yang buruk bisa merusak seluruh reputasi event yang sudah dibuat. Peserta protes, hasil dipertanyakan, event kamu akan semakin merosot jauh ke dalam palung mariana.

Pastikan kamu memakai platform voting yang aman, real-time, anti curang, dan mudah diakses semua orang. Salah satu yang bisa kamu pertimbangkan adalah votelino.id – sistem voting online yang aman, transparan, dan bisa disetup hanya dalam hitungan menit.

Evaluasi Setelah Event Wajib Hukumnya

Event sudah selesai, peserta pulang, panitia lega – semua senang? Tentu saja!

Tapi jangan langsung bubar ya. Evaluasi adalah langkah yang paling sering dilewatkan tapi sebenarnya paling penting untuk kebaikan bersama. Apa ada kesalahan kecil yang berdampak besar? Bagaimana respon para peserta dan penonton? Apa saja yang perlu diperbaiki agar kedepannya lebih baik?

Kumpulkan semua feedback dari para peserta, review rundown yang sudah berjalan, dan catat semua insight untuk event selanjutnya. Tidak ada yang sempurna, bahkan event yang kita anggap sempurna belum tentu 100% perfect. Itulah gunanya kita melakukan evaluasi agar mendekati 100% kedepannya.

Kamu Siap Bikin Event yang Sukses?

Bikin event tentu saja tidak mudah – tapi dengan persiapan yang matang dan langkah yang jelas, semuanya akan jadi lebih jauh manageable. Dari konsep, anggaran, venue, rundown, promosi, sistem voting, hingga evaluasi – semua saling berkaitan layaknya rantai makanan.

Kalau event kamu melibatkan voting, votelino.id siap membantu sistem voting kamu berjalan lancar, transparan, dan anti curang. Tenang aja, semuanya aman ditangan Votelino.

Hubungi kami sekarang dan konsultasikan kebutuhan event kamu!